経理代行サービス選定時に役立つ基準と失敗しない選び方

経理業務は会社の規模や業種業態に関わらず、企業活動を行う上で欠かせない重要な存在です。

しかし、その業務内容は広範囲にわたるため、特に起業して間もないスタートアップ企業は負担を少しでも軽減するために経理のアウトソーシングとして知られている「経理代行サービス」の導入を考えている会社が多いのではないでしょうか？

本記事では、経理代行サービスを選定する際に役立つ基準と失敗しない選び方について詳しく解説致します。

Contents

経理代行とは？利用前に押さえておきたい基本情報
- 経理代行サービスの定義と役割
- 記帳代行や経理代行との違い
経理代行サービスに依頼できる7つの業務内容
経理代行を導入するメリット
経理代行を導入するデメリット
- 経理業務のノウハウを社内に蓄積することがでない
経理代行サービスの選び方
経理代行サービスを適正価格で依頼するコツ
経理代行を利用する流れとスムーズな導入手順
- 事前に準備しておくべき書類や情報
- 経理代行の依頼から運用開始までの具体的な流れ
経理代行の依頼時に注意すべきポイント
- 税理士法違反に関する注意点
- 業務委託契約書の重要性とチェック項目
経理代行サービスによくある質問
【まとめ】経理代行を活用してコア業務と組織力を強化！

経理代行とは？利用前に押さえておきたい基本情報

経理代行サービスの定義と役割

経理代行とは、会社の経理業務を請け負ってくれるアウトソーシング(外部委託)サービスです。従業員が少ない中小企業や個人事業主の場合、既存社員や経営者自らが経理業務を担当しているケースも少なくありません。

しかし、経理業務は専門的な知識が必要な上に業務範囲が広範囲なため、コア業務以外に時間を割くことになれば経営に悪影響を及ぼしてしまう可能性も考えられます。

経理代行サービスを活用すれば経理のプロが処理してくれますので、自社で行うよりも正確でスピーディーな仕事が期待できます。

また、経理代行は必ずしも継続して利用する必要はありません。特定の業務のみ委託したり、事業が軌道に乗るまでの期間限定の利用など、その時の状況や予算に合わせて利用できる点も特徴のひとつです。

記帳代行や経理代行との違い

記帳代行は経理代行に似ているサービスとして知られていますが、記帳代行と経理代行とでは依頼できる業務の範囲がそれぞれ大きく異なります。

記帳代行そはの名の通り、帳簿作成など記帳に特化した業務を引き受けてくれるサービスです。

経理代行の場合、帳簿作成を含む請求書の発行や給与計算・入出金管理などあらゆる業務を担当していますので、ポイント的な活用から全ての経理業務を丸ごと委託すると言うことも可能です。

しかし、決算書の作成など税務申告業務に関しては法律上、税理士事務所や税理士法人と連携していない限り、請け負うことができません。

経理業務を外部に委託する際は、税理士が在籍している企業であるか予め確認したり、どの範囲まで任せたいのかを明確にしておくと良いでしょう。

経理代行サービスに依頼できる7つの業務内容

記帳代行

記帳は経理業務の中心的な役割であり、企業の財務状況を把握するためにも欠かせない重要なプロセスです。しかし、日々のお金の動きを抜け漏れなく記帳することは手間がかかるだけでなく、ある程度のスキルを身につけていなければ対応することができません。

経理代行へ依頼すれば、領収書や請求書、通帳のコピーなどの取引内容を証明できる資料を渡すことで、現金出納帳・預金出納帳・総勘定元帳と言った帳簿を最新の会計基準や税制に基づいて行ってくれます。また、記帳業務の正確性とスピードが向上すれば総合的な売り上げや納税予定額を早めに予測できるため、余裕を持って決算を迎えることにも繋がります。

給与計算

給与計算は従業員との信頼関係を維持するためにも、特にミスが許されない経理業務と言えます。また、社員に給与計算を任せるとなると、役員を含む全従業員の給与状況を把握されてしまうため、なかなか採用に踏み切れないというケースも少なくありません。

その場合、経理代行へタイムカードなどによる勤務状況・扶養家族の有無など社員に関するデータを共有し、給与計算を代行してもらうことで給与額などの情報が従業員に知られることを防げると同時に、正しい金額を算出することができます。

ただし、社会保険や労働保険関連の手続きは社会保険労務士の資格が必要です。万が一資格を所有していないものが手続きを行うと、法令に反していたり様々なトラブルの要因となりますので、それらの手続きの委託も視野に入れている場合は、依頼する予定の経理代行業者に前もって確認を取ることを推奨致します。

請求書の発行

経理代行は請求に関連した業務なども請け負うことが可能です。請求書の発行やチェックのみならず、印刷や封筒への封入・メールや郵便での発送・請求書などのファイリングまでを行ってくれます。

資金管理の基盤である請求書の発行業務は、記載内容や期限に誤りがないよう細心の注意を払う必要があります。

しかし、経理に慣れていない方が担当する場合、特に決算や月次締めの近い繁忙期になると発行ミスに気付かず、取返しがつかない状況に陥ってしまう可能性も考えられます。経理代行に委託することで、請求書発行業務における高い正確性と効率化を向上することができます。

売掛金・買掛金管理

売掛金・買掛金管理は資金繰りに大きく関わっているため、滞納や請求漏れが発生しないよう日々管理を徹底しなければなりません。売掛金を回収できないまま長期間放置してしまうと会社のキャッシュフローに悪影響を及ぼし、最悪の場合、貸し倒れになる可能性があります。

また、買掛金においても未払金がある場合、取引先からの信頼が損なわれるため注意が必要です。メイン業務が多忙で売掛金・買掛金の管理まで手が回らないという状況の際は、経理代行に依頼することでトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

支払い・振り込みの代行

近年はオンライン上で完結するネットバンキングが主流となっているため、以前に比べると支払い・振込みの操作が便利になってはいるものの、細かい確認作業が多いことから、担当者にとっては負担が多い業務と言えます。

特に給与や取引先への代金の支払いは期日を厳守することが求められますので、遅延が発生すると信用問題に影響を及ぼします。経理代行に支払・振込に関する業務をまとめて依頼することで、遅延を回避すると同時に業務の手間を大幅に削減できます。

経費精算

経費精算は出張などで従業員が立て替えた交通費や宿泊費を精算する業務です。領収証の整理やデータ化などは時間がかかるため、負担に感じている経理担当者もいることでしょう。

また、企業の規模が大きければ大きいほど申請件数が増え、その分請求額と入金額のズレ・記帳漏れといったミスが生じやすくなります。経費精算を効率的に行うには経理代行サービスの導入がおすすめです。

税務関連の業務

経理代行サービスは年末調整や決算・申告書の作成など税務関連の業務にも対応しています。実施する際は会計や税法などの知識が欠かせない上に、さまざまな書類を確認する必要があるため専門外の方にとってはハードルが高く、ミスも生じやすい傾向にあります。

中でも年末調整はただでさえ忙しい年末の繁忙期に、通常業務と同時進行で行わなければいけないため、経理担当者に大きな負担がかかります。経理代行に依頼する場合、必要な情報を渡すだけで適切な処理を進めてくれます。

なお、仕分け入力などの簡易的な作業は自社のみで行い、その他の書類作成を経理代行が引き継ぐというスポット依頼もできますので都合に合わせてサービスを選択すると良いでしょう。

経理代行を導入するメリット

経理業務にかかるコストを削減

経理業務をアウトソースすることで、経理業務にかかるコストを抑えることができます。例えば、自社で経理担当者を正規雇用すると給与以外にも社会保険料・福利厚生費などの費用負担が発生します。また、専門知識を持つ人材を探す場合、求人のハードルが高まるため採用コスト自体も上昇傾向にあります。

経理代行であれば新たに人材を確保することなく、必要なタイミングや業務に限定して利用することができますので、このような人材採用にかかる費用や時間のカットにも繋がります。もちろん、サービスを利用するためには取引件数や業務範囲に応じて一定の料金を支払う必要がありますが、トータルで考えると大幅なコスト削減を図れます。

本業に集中できる

創業して間もない企業の場合、経理業務の専任担当者がおらず、知識の少ない社員や経営者自身が経理を兼任しているケースが少なくありません。経理業務は広範囲であり、作業内容そのものも非常に複雑です。

企業の規模が大きくなるほど作成すべき書類の量や確認項目が増えてしまうため、本来の業務に十分なリソースを割けられず生産性や利益が低下してしまうリスクが考えられます。経理代行に委託することで、コア業務に集中できる環境を整えることができます。また、経理担当者の退職が突然決まった場合も滞りなく一定のサービスを提供することが可能です。

社内のミスや不正防止に繋がる

経理業務は迅速かつ正確性が求められます。これらが欠けてしまうと期日通りに給料を支給できなかったり、納税の申告期限に間に合わずペナルティが発生するという事態に陥りかねません。

さらには特定の人物が1人で経理業務を担っている場合、知識や経験不足によるミス以外にも、改ざん・横領などの不正行為が起こりやすいという懸念があります。

また、昨今注目されている「RPA」のような業務効率化ツールを導入している企業も増えていますが、人の目によるチェックがまだまだ欠かせないことが殆どです。経理代行を利用することで業務の透明性を高め、ミスや不正を防止することができます。

経理代行を導入するデメリット

経理業務のノウハウを社内に蓄積することがでない

経理を外注するデメリットとして、経理業務のノウハウが社内に蓄積されにくい点が挙げられます。経理代行サービスを利用すれば業務が楽になる一方、経理に関する知識を習得する機会が少なくなるため、長期間外部に任せた状態にしていると「社内の経理について把握している従業員が1人もいない」という状況が生じやすくなります。

将来的には自社で全ての経理業務を行いたいと考えている場合、一部の業務のみ依頼するなどの対処が必要です。また、担当者がアウトソーシング先と適度なコミニュケーションを取りながら業務を進めていくことで、正確性を維持しつつ経理担当者自身のスキルの向上を図れるでしょう。

経理代行サービスの選び方

自社のニーズに合ったサービスを提供している

経理業務のアウトソーシングを検討している場合、頼みたい業務内容を事前に洗い出しておくことで導入後のミスマッチを防ぐことができます。

また、どのようなサービスを提供しているのかは代行会社によって異なります。例えば記帳から確定申告までワンストップで対応しているところもあれば、請求書は作成していても取引先への発送までは行っていないという業者もいるかもしれません。

そのため、サービスの利用を開始する前に代行業者が請け負っている業務範囲についてしっかり確認しておきましょう。多くの代行会社では電話やメールで無料相談を受け付けていますので、「どこまで委託できるのか」・「料金体系」など予め擦り合わせを行っておくと安心です。

信頼できる実績があるか

代行業者には、金銭やプライバシーに関わる機密情報を渡すことになるため、十分に信頼できる企業に任せなければなりません。信頼性について見極めるにはホームページや資料などでこれまでの実績やユーザーの声を参考にすることが大切です。

業歴が長く、継続利用している顧客が多い企業であれば、経理業務に長けている可能性が高く、セキュリティ面においても安心な業者だと判断できます。さらに、同規模・同業の会社での導入実績についても確認することで、自社に合ったサービスを提供している代行業者を見つけやすくなります。

コミニュケーションがスムーズ

経理代行サービスを利用するにあたって、必要書類やデータの受け渡しなど双方間で様々なやり取りが頻繁に発生します。こちらからの連絡に対してタイムラグがあると、アウトソーシングをしているにも関わらずコア業務の流れが滞ってしまうという事態になり兼ねません。

信頼関係を築けるかどうかの指針にもなりますので、相手方のレスポンスの早さという点も重要です。また、よりスムーズな連携を図るためにどのようなコミニュケーション方法を取っているか確認しておきましょう。基本的な連絡手段はメールやチャットツールなのか、緊急時には電話対応も可能かなど具体的にチェックすることをおすすめします。

経理代行サービスを適正価格で依頼するコツ

委託の範囲を見極める

経理代行サービスは経理に関する業務をまるごと依頼することも可能ですが、その分料金がかさみます。現金出納帳の作成やファイリング作業など、自社にできる業務を事前に整理し、コスト効率の良い依頼範囲を見極めることでアウトソーシングにかかる費用を節約することができます。

もし全範囲の委託を検討している場合、複数の業務を一括依頼することで1件あたりの単価が安くなるお得なプランを用意している代行業者も多数ありますので、コスト削減に繋がるよういくつかの会社が提示している料金プランを比較した上で自社に最適なサービスを選択しましょう。

依頼する時期は繁忙期を避ける

決算申告や年末調整など期限がある業務は、依頼するタイミングが遅くなればなるほど納期が短くなるため、特急料金が発生してしまう可能性があります。少し余裕を見た納期を設定し、なるべく早めに申し込むことでコストを最小限に抑えることが可能です。

また、経理代行サービスは通常の経理と同様、月初と月末が繁忙期となりますので、基本的にこの時期は料金設定が高い傾向にあります。見積書やHP上の料金プランに目を通しながら依頼するベストなタイミングを掴むようにしましょう。

クラウド会計ソフトを活用

クラウド会計ソフトとは、買掛金台帳、売掛金台帳、賃金台帳、試算表など日々の会計業務を電子データとして保存できるツールのことです。

従来はインストール型の会計ソフトが一般的でしたが、クラウド会計ソフトはインターネット接続があればPCに限らずスマートフォンやタブレット等、どの端末を使用しても入力作業を行えるため、その利便性と効率性の良さから近年は多くの企業においてクラウド会計ソフトの導入が急速に進められています。

少しでもアウトソーシング費用を抑えたい場合、会計ソフトを用いて自社で帳簿を行うことで、記帳代行部分にかかる手数料や入力代金を省けることになります。

料金相場を比較する

経理代行の料金はサービスを提供する会社の規模や業務内容によって大きく異なります。個人事業主に依頼する場合は月額7万円～15万円程度が一般的な範囲で、法人の場合は月額10万円～50万円と非常に幅広い価格帯が存在します。

見積書の発行や問い合わせは一社に絞らずに複数の会社から比較検討を行うことも経理代行費を安くするポイントの一つです。

また、導入後も想定外の費用が発生することがあります。例えば領収書などの資料提出が遅れてしまったり、基本プランに含まれていない作業を依頼したりする場合、特別料金が上乗せされている可能性がありますので代行会社からの請求書は定期的に目を通すようにすると良いでしょう。

経理代行を利用する流れとスムーズな導入手順

事前に準備しておくべき書類や情報

スムーズに取引を開始できるよう、経理業務に欠かせない情報やデータを準備しておきましょう。一般的に必要な書類は下記のとおりです。

通帳のコピー(csv形式のデータファイルも可)
給与明細
売上管理表
現金出納帳
領収書
請求書の原本
クレジットカードの明細

領収書などの仕分け作業が負担な場合、ファイリング作業を依頼することもノンコア業務を効率化させるポイントの1つです。

細かく分類しておくことで税務署からの信頼性が高まります。また、先程ご紹介したクラウド型会計ソフトの活用を検討している場合、代行業者にシステム導入からサポートしてもらうとその分の時間や費用がかさむため、自社で予めセットアップを済ませておくことをおすすめします。

経理代行の依頼から運用開始までの具体的な流れ

実際の流れはサービスを提供している企業や委託内容によって異なりますが、基本的には次のような流れとなっています。

問い合わせ

気になる代行業者を見つけたら、まずは見積書の発行について問い合わせてみましょう。近年では電話だけでなくHP上に申し込みフォームを設置していたり、メールにて相談を承っている業者も増えているため気軽にご連絡頂けます。

契約

依頼内容に基づいて見積書が発行されますので、料金設定やデータのやり取りに関する詳細など双方の認識に違いがないか十分にチェックし、もし問題が無ければ正式に注文を行いましょう。また、中には基本的な経理業務以外と合わせて経営コンサルなど特別なサービスを提供している業者もあります。必要に応じて質問や相談をしながら、大体いくらまで予算を出せるのか伝えた上で自社に合った適切なプランを提案してもらいましょう。

運用開始

契約手続きと必要書類の提出が終わると、およそ1ヵ月前後で経理代行サービスの利用がスタートします。万が一書類に記入漏れがあった場合や、用途不明の領収書などが見つかった場合はメールや電話で確認を取ることが可能です。

経理代行の依頼時に注意すべきポイント

税理士法違反に関する注意点

経理代行は年末調整や確定申告などの業務を受け付けている企業もありますが、厳密に言うと税務申告に関する業務は税理士の独占業務にあたります。例え無報酬であっても税理士の資格を持たない第三者が行うと税理士法違反に該当し、「2年以下の懲役又は100万円以下の罰金」が課せられる恐れもあります。

また、税務代理は大変複雑な業務内容なので知識と経験を兼ね備えた有資格者でなければ、誤った方法や金額で納税することになりかねません。税務関連の悩みがある場合はネットの口コミ・評判などにも目を通しながら、税理士や税理士法人と提携している代行会社であるかどうか必ず確認をとるようにしましょう。

業務委託契約書の重要性とチェック項目

業務委託契約書とは、自社の業務を外部に委託する際に作成する契約書のことです。業務委託契約は口頭でも成立することがありますが、契約条件を明らかにしておかなければトラブルに発展しやすいため、契約書上に双方の合意内容を明記しておくことが重要です。

業務委託契約書を作成する際にチェックしておきたい主なポイントは、次の7点です。

委託業務の内容

委託する業務内容を明確に規定している

契約期限

業務を無理なく遂行できる適切な有効期限が決められているか

報酬について

報酬額や報酬の支払い時期・支払方法の詳細情報

中途解約条項

契約解除に関する特別な条件や注意点

成果物に関する権利

委託業務で発生した成果物の所有権や知的財産の利用条件を規定している

秘密情報の管理義務

守秘義務・個人情報の取り扱い・報告義務が設定されているか

損害賠償

損害賠償請求権が発生する条件や賠償額の範囲

経理代行サービスによくある質問

経理代行が適している企業の規模は？

経理代行は個人事業主から中小企業・大手企業まで企業規模を問わず利用できるアウトソーシングサービスです。ただし、料金体系は売り上げや従業員数に応じて変動する場合が多いため、自社の状況・予算に合ったプランを提供している代行会社を選ぶようにしましょう。

経理代行サービスはどの地域でも利用可能？

最近は相談や契約、業務の実施などオンラインで完結できる代行会社が増えており、全国どこからでも委託することが可能です。訪問型の経理代行サービスになると、交通費や宿泊費が発生したり、面会の度に一定の時間が割かれるため、特に遠方の企業に依頼する場合はあらゆる面において悪循環が発生しやすいです。お近くに経理代行会社がない場合はオンライン完結型の企業の導入について検討されることをおすすめします。

経理代行の導入にはどのくらいの時間が必要？

サービスの開始時期は代行会社やタイミングによって差がありますが、早ければ依頼したその日から経理代行業務を開始できるケースもあります。特にワンストップサービスを検討している企業の場合、経理に関する知識が豊富な税理士や社労士、行政書士などあらゆる業種のスタッフが在籍している会社を選ぶことで、スピーディーな業務フローとミスのない高品質な成果物を期待できます。

しかし、依頼したい業務内容が不明瞭な場合、せっかく好条件の代行会社と契約を行ったしたとしても納期に遅延が見られる可能性がありますので、アウトソーシングの利用を決めた際はできるだけ早めの段階にて現時点で抱えている経理業務の悩みについて洗い出し、必要書類についても抜け漏れ無く準備を進めるようにしましょう。